Predstavitev sistema za upravljanje z dokumenti

Primarni cilj kateregakoli podjetja je ustvarjanje dobička in podjetje tako vedno išče nove načine, kako postati uspešnejše od svoje konkurence. V takem okolju je pri odločanju pravilna in pravočasna informacija izjemno pomembna. Sistemi za upravljanje razpoložljivih sredstev (čoveških, finančnih, …) so del informacijskih sistemov odkar ti sistemi obstojajo, potrebe po teh sistemih pa so se spreminjale v okviru organizacijskih sprememb.

Velika večina teh sistemov, ki so na področju informacijskih tehnologij v podporo odločanju imeli vodilno vlogo, so bili namenjeni beleženju ter upravljanju s strukturiranimi podatki. Taki sistemi se sedaj vodijo pod imenom Sistemi za celovito podporo poslovanju (Enterprise Resource Planing - ERP). ERP sistemi so eden izmed ključnih informacijskih sistemov, ki so se vzpostavili v devetdesetih letih in predstavljajo hrbtenico nove ekonomije. Sistem združuje informacije, ki jih dajejo transakcijski procesni sistemi, sistemi za podporo odločanju in izvršilni informacijski sistemi.

Problem, ki se pri teh sistemih pojavlja je ta, da se ti sistemi ukvarjajo primarno s strukturirani podatki in tako zanemarjajo velik vir informacij, ki ga predstavlja zbirka neurejenih dokumentov. Tako managerju ne dajejo odločilne prednosti pri odločanju, saj zaradi nepopolnega pretoka informacij razpolaga le z omejeno količino podatkov. Prav lahko se zgodi, da je ideja za novo storitev, ki bi prinesla veliko dodano vrednost, napisana nekje v nekem dokumentu na osebnem računalniku inženirja in tako ne bo nikoli zaživela v svoji polni ideji.

ECM tehnologija omogoča kreiranje, varno shranjevanje, upravljanje, distribucijo in objavljanje digitaliziranih dokumentov. Tak sistem se ne ukvarja s »številkami« temveč bolj z »besedami«, nestrukturiranim podatkom poizkuša vpeljati neka pravila, jih osmisliti - strukturirati in tako omogočiti lažji dostop do informacij. Sodobno poslovanje zahteva učinkovito delo z dokumentarnim gradivom. Digitalizacija vseh vrst papirnate dokumentacije ter sistemi za upravljanje in arhiviranje dokumentov zagotavljajo, da so dokumenti varno shranjeni, hitro dostopni in na voljo samo pooblaščenim osebam.

Strukturirane in nestrukturirane informacije

Po nekaterih virih je nestrukturiranih dokumentov v organizaciji povprečno okoli 90%, kot je razvidno na sliki. Da bi lahko razložili EMC tehnologije in njihovo uporabnost pri odločanju na podlagi nestrukturiranih podatkih, je potrebno najprej razumeti razliko med strukturiranimi in nestrukturiranimi podatki. Potrebno je tudi razumeti, zakaj je upravljanje nestrukturiranih informacij tako težko.

Strukturirani podatki so podatki, ki so organizirani v tabele in se dajo sorazmerno lahko urejevati in preoblikovati, tako da lahko iz informacij hitro dobimo zaželeno informacijo. Nestrukturirani podatki pa se za razliko od strukturiranihne ne dajo tako lahko organizirati in urejevati. Temeljna razlika se kaže v osnovnem podatkovnem modelu, ki je potreben pri analizi strukturiranih in nestrukturiranih podatkov, kar kaže tudi na uporabo popolnoma drugih tehnologij pri delu z njimi. Upravljanje s plačami, potrjevanje računov, kontrola inventarja in finančna poročila se močno zanašajo na tehnologijo upravljanja s strukturiranimi podatki. Takrat, ko se pojavijo nestrukturirani podatki v obliki dokumentov in slik, pa taki sistemi pogosto odpovejo in ne služijo svojemu namenu. Tukaj vstopi na prizorišče ECM tehnologija, ki se ukvarja s problemom strukturiranja in upravljanja nestrukturiranih podatkov.

Orodja, ki ji običajno uporabljamo na delovnih mestih, kot so urejevalniki besedil, razpredelnic, prezentacij in slik imajo skupno to, da je produkt njihovega dela datoteka z nestrukturiranimi podatki. Prav tako je uporaba elektronske pošte vnesla ogromno količino nestrukturiranih podatkov v organizacijo, ki bi se morala upravljati z namenom po čim boljšem pretoku informacij, ki bi bili v pomoč pri odločitvah.

Tehnologije naprednih dokumentnih sistemov

ECM tehnologija je zastavljena tako, da je zgrajena iz med seboj različnih delov, informacijskih tehnologij, ki skupaj harmonično delujejo za zagotavljanje smotrnega življenjskega cilja dokumenta. Spremljajo tok dokumenta od njegovega kreiranja, uporabe, arhiviranja in na koncu možnega izbrisa iz arhiva. Poleg tega pa omogoča tehnologija možnost iskanja, upravljanja, distribuiranja in sodelovanja med uporabniki dokumentov.

Ker gre za tako imenovane »enterprise« rešitve, je rešitev centrelno implementirana in kot taka potrebuje malo ali skoraj nič nameščene programske opreme na računalniku uporabnika. Potrebuje se le internet iskalnik (npr. Internet Explorer) ter dostop do centralnega strežnika, kjer je nameščena ECM rešitev.

Ravnanje z dokumenti (Document management)

Kaj dejansko pomeni ravnanje z dokumenti? Predstavljajmo si organizacijo, kjer se na dnevni bazi kreira več tisoč dokumentov. Dokumenti se nato preko elektronske ali navadne pošte pošiljajo nadrejenim, ki jih uredijo, dopolnijo ali pa prepošljejo drugim urejevalcem, ki nato spet dodajo v dokument svoje popravke. Na koncu se znajdemo pred dejstvom, da po organizaciji kroži velika količina istih dokumentov, ki pa so vsebinsko lahko zelo različni. To ima lahko zelo resne posledice za tako organizacijo.

Kot primer lahko navedem nezgodo, ki se je zgodila letalski družbi British Airways na letu # 5390. Z zamenjavo različnih servisnih knjig med servisom potniškega letala je prišlo do pomote, in sicer je serviser gledal napačno verzijo servisne knjige in tako namestil sprednje steklo v pilotski kabini z napačnimi vijaki. Ta napačna odločitev je imela za posledico izgube prednjega stekla med letom in skorajšnje izgube življenj potnikov na tem letu.

Primarna funkcija ECM sistemov je centralizirano ravnanje z dokumenti - tako da se upoštevajo verzije dokumentov ter njihov življenjski cikel od nastanka, pa do arhiviranja ali končnega uničenja – izbrisa dokumenta.

Zajem dokumentov (Content capture)

Zajem dokumentov predstavlja prvo fazo v procesu upravljanja z dokumenti. Vključuje zbiranje, izpopolnjevanje vsebine in digitalizacijo dokumentov. Posebni sistemi za zajem so primerni predvsem za srednja in velika podjetja, kjer je potrebno upravljanje z večjimi količinami papirnate dokumentacije.


Ravnanje z arhivskim gradivom (Archiving)

Dolgoročno hranjenje in arhiviranje dokumentov je v primerjavi s klasičnim načinom shranjevanja podatkov varnejše, saj se podatki hranijo na treh različnih lokacijah, ki so med seboj oddaljene več kot 100 kilometrov. Tako ni tveganja, da se bo kateri od pomembnih podatkov izgubil ali poškodoval.

Ravnanje s poslovnimi procesi (Business process management)

Upravljanje s tokom dokumentov znotraj organizacije zagotavlja varno uporabo spravljenih dokumentov in omogoča stalen nadzor nad tokom dela z dokumenti: kdaj, kdo, kaj in kolikokrat je kaj spremenil in katera različica je bila poslana naprej. Poleg zgledno in pregledno urejene strukture skladišča pisarniških dokumentov imajo sistemi še napredno funkcijo določanja pravic za dostop in upravljanje dokumentov.